Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access. Сортировка записей в запросе в Microsoft Access Сортировать данные в форме access
Сортировка, поиск и фильтрация данных
Данные, которые хранятся в таблицах базы данных, могут быть эффективно использованы только при условии если существуют простые и доступные средства поиска нужной информации. Таблицы могут содержать огромное число записей, и хорошая СУБД должна обеспечить возможность быстро и легко найти и отобрать среди них нужные. Access 2002 является в этом отношении примером того, как можно при выполнении этих операций обеспечить максимальное удобство для пользователей и в то же время эффективность обработки больших объемов данных.
Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Вы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов:Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).
Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню (рис. 1) соответствующую команду.
Таким образом, можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать - нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.
Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил.
· При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми.
· Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули.
· При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки.
Рис. 1.
Замечание
Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры (Options) при создании базы данных. Чтобы изменить эту настройку, необходимо выбрать в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), открыть вкладку Общие (General) и в поле Порядок сортировки базы данных(New database sort order) выбрать нужный язык.
Если вы изменили порядок сортировки записей в таблице, а потом решили ее закрыть, Access запрашивает, хотите ли вы сохранить изменения макета. Если вы ответите Да(Yes), то новый порядок сортировки сохранится и воспроизведется, когда таблица будет открыта в следующий раз. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр (Records, Remove Filter/Sort).
Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались, во-первых, рядом, а во-вторых, с учетом приоритетов, - приоритеты устанавливаются слева направо, т. к. первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце. После этого нужно выделить все столбцы и нажать, соответственно, кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов.
Существует четыре способа, которые можно использовать для отбора записей в режиме таблицы или формы: фильтр по выделенному, фильтр по форме, фильтрации Ввода и Расширенный фильтр.
Фильтр по выделению
1. Запустите Microsoft Access, а затем откройте базу данных
2. В поле формы, подчиненной формы, таблицы или подтаблица, выберите один экземпляр значение, которое требуется отфильтровать по (Например, имя или номер).
3. На Записей Выберите пункт Фильтр, а затем нажмите кнопку Фильтр по выделению.
4. Повторите шаги 2 и 3, пока не будет иметь набор записей Вы ищете.
ПРИМЕЧАНИЕ: Можно также фильтровать записи, которые не имеют определенное значение. После выбора значения, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Фильтр с исключением выделенного.
Фильтр по форме
1. Откройте форму в режиме формы или таблицы, запроса или формы в
Представление таблицы данных. Фильтрация записей в подтаблице отображения подтаблицы щелкнув его индикатор развертывания.
2. На Записей Выберите пункт Фильтр, а затем нажмите кнопку Фильтр по форме Чтобы перейти в окно обычного фильтра.
Можно задать условия для формы, подчиненной формы основную таблицу или любой подчиненной таблицы, отображается. Каждую подчиненную форму или подтаблицы имеет свои собственные Искать и Или вкладки.
1. Выберите поле для указания критерии.
2. Введите условие отбора, выбрав значение, которое вы Поиск в списке значений поля (если список содержит значения полей), или введите значение в поле.
3. Чтобы найти записи, в котором определенное поле имеет тип пустые или непустые, Имеет значение Null -или-Не пусто в поле.
4. Чтобы указать дополнительные значения, содержащие записи в фильтр, нажмите кнопку Или вкладки формы, подчиненной формы, таблицы или подтаблицы что фильтрации, а затем введите дополнительные условия.
5. На Фильтр меню, нажмите кнопку Применение фильтра чтобы просмотреть результаты фильтрации.
Фильтр для ввода данных
1. Откройте форму в режиме формы или таблицы, запроса или формы в Представление таблицы данных. Фильтрация записей в подтаблице отображения подтаблицы щелкнув его индикатор развертывания.
2. Щелкните правой кнопкой мыши в поле в форме, подчиненной форме, в режиме таблицы или подтаблицы фильтрации и введите значение что вы ищете Для фильтрации окно контекстного меню.
3. Нажмите клавишу ВВОД, чтобы применить фильтр, а затем закройте контекстное меню.
Расширенный фильтр
1. Откройте форму в режиме формы или таблицы, запроса или формы в Представление таблицы данных.
2. Щелкните в форме, подчиненной формы, таблицы, или подтаблица, который требуется отфильтровать.
3. На Записей Выберите пункт Фильтр, а затем нажмите кнопку Расширенный фильтр.
4. Добавьте поля, которые необходимо указать значения или другие критерии, которые будут использовать фильтр для поиска записей в структуре Сетка.
5. Чтобы указать порядок сортировки, щелкните Сортировка для поля в ячейке, нажмите кнопку со стрелкой и выберите порядок сортировки. Microsoft Access сначала выполняет сортировку крайнего левого поля в бланке запроса, а затем Сортировка следующее поле вправо и т. д.
6. В Условия для полей, которые включены, введите значение в ячейке, При поиске или введите выражение.
7. На Фильтр меню, нажмите кнопку Применение фильтра чтобы просмотреть результаты фильтрации.
Как правило, данные проще анализировать, если они разделены на группы. Например, отчет с группировкой продаж по регионам может помочь выявить тенденции, которые иначе могли бы остаться незамеченными. К тому же, поместив итоговые значения (например, суммы или средние значения) в конце каждой группы своего отчета, вы тем самым замените множество операций, выполняемых на калькуляторе.
Access упрощает работу над отчетами с группировкой. Вы можете создать простой отчет с группировкой при помощи мастера отчетов, добавить группировку или сортировку в уже созданный отчет, а также изменить уже заданные параметры группировки или сортировки.
Примечание: Статья неприменима к веб-приложениям Access - новому типу баз данных, которые создаются в Access и публикуются в Интернете.
В этой статье
Создание краткого отчета с группировкой или сортировкой
Даже если вам впервые приходится создавать отчеты с группировкой, вы можете быстро создать простой отчет, выполнив следующие действия:
Создание отчета с группировкой при помощи мастера отчетов
Мастер отчетов задает вам вопросы и на основе ответов создает отчет. В одном из них упоминаются поля, по которым нужно выполнить группировку в отчете. После создания отчета вы можете использовать его в готовом виде или изменить в соответствии со своими потребностями. Прежде чем запускать мастер отчета, определитесь с выбором источника данных.
Запуск мастера отчетов
Группировка записей при помощи мастера отчетов
Группировка позволяет упорядочить записи по группам (например, по регионам или продавцам). Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти нужные данные. С помощью группировки вы также можете получить сводные данные, такие как итоговые значения или проценты.
Когда вы включаете в отчет несколько таблиц, мастер проверяет отношения между ними и определяет возможный способ просмотра данных.
Сортировка записей и подведение итогов по ним
Вы можете сортировать записи в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям.
С помощью кнопок навигации в нижней части области просмотра вы можете последовательно просматривать страницы отчета или перейти к любой его странице. Нажмите одну из кнопок навигации или введите номер нужной страницы в поле ввода номера страницы, а затем нажмите клавишу ВВОД.
В режиме предварительного просмотра вы можете увеличивать масштаб, чтобы просмотреть подробности, или уменьшать его, чтобы просмотреть расположение данных на странице. Щелкните один раз, когда курсор мыши будет указывать на отчет. Чтобы отменить эффект увеличения, щелкните еще раз. Вы также можете использовать элемент управления масштабом в строке состояния.
Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете
Если у вас уже есть отчет и вам нужно добавить в него сортировку или группировку, либо вам нужно изменить в нем условия сортировки или группировки, этот раздел поможет вам в этом.
Добавление группировки, сортировки и итогов
Вы можете выполнять операции сортировки, группировки и подведения итогов, щелкнув правой кнопкой мыши поля в режиме макета, а затем выбрав в контекстном меню нужную операцию. Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите пункт Режим макета .
Примечание: Хотя в инструкциях этого раздела не говорится прямо об области , мы советуем открыть ее и отслеживать изменения на ней в процессе работы. Вы получите более полное представление о действиях Access, а освоив работу с областью Группировка, сортировка и итоги , вы с ее помощью сможете дополнительно корректировать отчет. Чтобы отобразить панель Группировка, сортировка и итоги :
на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка .
Сортировка по одному полю
Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить сортировку.
В контекстном меню выберите нужный вариант сортировки. Например, чтобы выполнить сортировку текстового поля по возрастанию, щелкните Сортировка от А до Я . Чтобы выполнить сортировку числового поля в убывающем порядке, щелкните Сортировка по убыванию .
Access выполняет сортировку отчета, как вы указали. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, вы можете заметить, что в поле добавилась новая строка Сортировка .
Сортировка по нескольким полям
Примечание: Когда вы применяете сортировку, щелкая поле в режиме макета, вы можете проводить сортировку лишь одного поля за раз. Применение сортировки к другому полю удаляет сортировку по первому полю. Это отличается от способа проведения сортировок в формах, где можно установить разнообразные порядки сортировки, щелкая каждое поле по очереди и выбирая нужный порядок сортировки. Чтобы создать уровни сортировки для нескольких полей, см. раздел .
Группировка по полю
Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить группировку.
В контекстном меню выберите Группировка .
Access добавит уровень группировки и создаст заголовок группы. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, будет видно, что к полю добавилась новая строка Группировка .
Добавление итогового значения в поле
Этот параметр позволяет вычислить сумму, среднее, количество или другие статистические поля. Итоговое значение добавляется в конец отчета, а групповые итоги добавляются к группам отчета.
Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется рассчитать итоговое значение.
Щелкните Итог .
Выберите операцию, которую нужно выполнить: Сумма , Среднее , Число записей (чтобы посчитать все записи), Количество значений (чтобы посчитать только записи со значением данного поля), Максимум , Минимум , Стандартное отклонение или Дисперсия .
Access добавит в колонтитул отчета такой элемент управления, как вычисляемый текст, в котором подводится общий итог. Если в отчете содержатся уровни группировки, Access добавит колонтитулы групп (если их нет) и поместит итоговое значение в каждый колонтитул.
Примечание: Вы также можете добавить итоги, щелкнув поле, по которому их необходимо рассчитать, и на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкнув Итоги .
Добавление группировки, сортировки и итогов с помощью области "Группировка, сортировка и итоги"
Работа с областью Группировка, сортировка и итоги предоставляет максимальные возможности, когда вам нужно добавить или изменить группы, порядки сортировки или параметры итогов в отчете. При этом режим макета наиболее удобен в работе, так как в нем гораздо проще просматривать, как внесенные изменения влияют на отображение данных.
Отображение области "Сортировка, группировка и итоги"
На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка .
Access отобразит область Группировка, сортировка и итоги .
Чтобы добавить уровень группировки или сортировки, щелкнитеДобавить группировку или Добавить сортировку .
В область Группировка, сортировка и итоги будет добавлена новая строка и отобразится список доступных полей.
Вы можете щелкнуть одно из этих имен полей или выражение под списком полей, чтобы ввести выражение. Как только вы щелкните поле или введете выражение, Access добавит в отчет уровень группировки. В режиме макета немедленно отобразятся порядок сортировки или группировки.
Дополнительные сведения о создании и использовании выражений см. в статье Создание выражений .
Примечания:
После указания нескольких уровней сортировки или группировки вам может понадобиться перейти вниз области Сортировка, группировка и итоги , чтобы увидеть кнопки Добавить группировку и Добавить сортировку .
Вы можете назначить до десяти уровней сортировки и группировки в отчете.
Изменение параметров группировки
Каждый уровень группировки или сортировки содержит набор параметров, с помощью которых можно получить нужные результаты.
Порядок сортировки. Вы можете изменить порядок сортировки, щелкнув соответствующий раскрывающийся список и выбрав нужный параметр.
Интервал группировки. Эта настройка определяет способ группировки записей. Например, текстовые поля можно сгруппировать вместе по первому символу (если они начинаются на "А", "Б" и т. д.). Поля даты можно сгруппировать по дню, неделе, месяцу, кварталу или ввести свой интервал.
Итоги. Чтобы добавить итоги, щелкните этот параметр. Вы можете добавить итоги к нескольким полям, а также рассчитать несколько типов итоговых значений для одного поля.
Итог по полю и выберите поле, по которому нужно рассчитать итоговые значения.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка Тип и выберите способ расчета.
Выберите Показать общий итог , чтобы добавить общий итог в конец отчета (его колонтитул).
Выберите Показать итоги групп и общий итог , чтобы добавить в колонтитул групп элемент управления, рассчитывающий процент общего итога для каждой группы.
Выберите Показать в заголовке группы или Показать в колонтитуле группы , чтобы отобразить общий итог в нужном месте.
После выбора всех параметров для поля вы можете повторить процесс, выбрав другое поле из раскрывающегося списка Итог по полю , или щелкнуть за пределами всплывающего окна Итоги , чтобы закрыть его.
Название. Позволяет вам изменить заголовок поля, по которому вычисляется итоговое значение. Используется для заголовка столбца и для итоговых полей в заголовках и колонтитулах.
Чтобы добавить или изменить заголовок:
щелкните голубой текст после надписи с заголовком ;
появится диалоговое окно Масштаб ;
введите новый заголовок в диалоговом окне, а затем нажмите ОК .
С разделом/без раздела заголовка. С помощью этой настройки вы сможете добавить или удалить раздел заголовка, который находится перед каждой группой. При добавлении раздела заголовка Access помещает поле группировки в заголовок. Прежде чем удалить раздел заголовка, который содержит элементы управления, отличающиеся от поля группировки, Access попросит вас о подтверждении.
С разделом/без раздела примечания. Используйте этот параметр, чтобы добавить или удалить раздел колонтитулов после каждой группы. Прежде чем удалить раздел колонтитулов, содержащий элементы управления, Access попросит вас о подтверждении.
Неразрывное представление группы. Этот параметр определяет, как группы располагаются на странице при печати отчета. Вам может понадобиться расположить группы как можно ближе друг к другу для их удобного просмотра на странице. Но это обычно увеличивает расход бумаги при распечатке отчета, потому что на большинстве страниц будет пустое место внизу.
Не удерживать группу на одной странице. Используйте этот параметр, если вам не важно расположение групп при разрыве страниц. Например, 10 элементов группы из 30 элементов могут располагаться внизу одной страницы и остальные 20 вверху следующей страницы.
Удерживать группу на одной странице. Этот параметр помогает свести к минимуму число разрывов страниц в группе. Если группа не помещается на оставшемся месте одной страницы, Access оставляет это место пустым и размещает группу на следующей странице. Большие группы все же могут располагаться на нескольких страницах, но этот параметр сводит такие случаи к минимуму.
Удерживать заголовок и первую запись на одной странице. Следит за тем, чтобы заголовок группы не распечатывался отдельно от самой группы в нижней части страницы. Если Access определит, что места недостаточно для печати хотя бы одной строки после заголовка, группа будет распечатана со следующей страницы.
Изменение приоритета уровней группировки и сортировки
Чтобы изменить приоритет, щелкните строку в области Группировка, сортировка и итоги , а затем стрелку вверх или вниз справа строки.
Удаление уровней группировки и сортировки
Чтобы удалить уровень, в области Группировка, сортировка и итоги выберите строку, которую вы хотите удалить, а затем нажмите клавишу DELETE или кнопку Удалить справа от строки. При удалении уровня группировки, если заголовок группы или колонтитул содержали поле группировки, Access переместит его в раздел подробностей отчета. Все другие элементы управления удаляются.
Создание сводного отчета (без сведений о записях)
Если вы хотите показать только итоги (данные в строках заголовка и колонтитулов), на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Скрыть подробности . Тем самым вы скроете записи следующего нижнего уровня группировки, и итоговые данные будут отображаться более компактно. Несмотря на то, что записи скрыты, элементы управления в скрытом разделе не удаляются. Щелкните Скрыть подробности еще раз, чтобы вернуть строки подробностей в отчет.
Существует два вида сортировки, которые можно выполнить: простая сортировка и сложная сортировка.
Простая сортировка. При сортировке в режиме формы, в режиме таблицы или в режиме страницы выполняется простая сортировка, то есть все записи поля сортируются по возрастанию или по убыванию (но не в том и другом порядке сортировки одновременно).
Сложная сортировка. Если нужно провести сортировку записей в режиме конструктора запроса, в окне расширенного фильтра, в режиме конструктора отчета, в режиме конструктора страницы, в режиме сводной диаграммы или сводной таблицы, можно выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.
Особенности сортировки записей.
Если новая форма или отчет основываются на таблице или запросе, порядок сортировки которых был сохранен вместе с ними, то он наследуется и новой формой или отчетом.
В одном или нескольких полях результатов запроса или расширенного фильтра может быть отсортировано до 255 знаков.
Порядок сортировки зависит от языка, указанного в поле Порядок сортировки базы данных (на вкладке Общие диалогового окна Параметры) в момент создания базы данных. Если база данных содержит связанные таблицы из базы данных, использующей порядок сортировки для другого языка, Microsoft Access использует порядок сортировки, указанный для базы данных, содержащей связь с таблицей, а не для базы данных, в которой хранится сама таблица.
Если бланк запроса или фильтра содержит знак "звездочка" из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать.
Для сортировки значений дат и времени от более ранних к более поздним используйте порядок сортировки по возрастанию. Для сортировки от более поздних значений к более ранним используйте сортировку по убыванию.
Числа, хранящиеся в текстовых полях, сортируются как строки знаков, а не как числовые значения. Поэтому для выполнения их сортировки в числовом порядке все текстовые строки должны иметь одинаковую длину. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк "1", "2", "11" и "22" будет "1", "11", "2", "22". В начало строк с меньшим количеством знаков следует добавить незначащие нули, например: "01", "02", "11", "22". Еще одним решением данной проблемы для полей, не содержащих значения Null , будет использование функции Val для сортировки числовых значений строк. Например, если столбец "Возраст" является текстовым полем, содержащим числовые значения, то для расположения записей этого столбца в должном порядке можно указать в ячейке Поле функцию Val ([Возраст]), а в ячейке Сортировка указать нужный порядок сортировки. Если числовые значения или значения дат хранятся только в текстовом поле, рекомендуется изменить тип данных этого поля таблицы на числовой, денежный или даты/времени. После выполнения сортировки по этому полю числа или даты будут располагаться в надлежащем порядке без ввода дополнительных нулей.
При сортировке поля по возрастанию записи, в которых это поле пусто (содержит значение Null), ставятся в начало списка. Если поле содержит как записи со значениями Null, так и записи с пустыми строками, при сортировке первыми будут отображены поля со значениями Null, а сразу за ними поля с пустыми строками.
Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация - это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.
О сортировке и фильтрации
По сути, сортировка и фильтрация - это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок. Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.
Сортировка записей
Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок, с похожими данными, сгруппированными вместе. В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам. Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:
- Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
- Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
- Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.
Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания. Восходящий означает идти вверх, так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.
В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.
Для сортировки записей:
После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».
Фильтрация записей
Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть. Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.
Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.
В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.
Чтобы создать простой фильтр:
Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.
Создание фильтра из выделения
Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные, которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад, вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.
Чтобы создать фильтр из выделения:
Создание фильтра из поискового запроса
Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.
Фильтрация текста по поисковому запросу
При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров, которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит, Не содержит, Ends С, и не заканчивается. Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:
- Равные значения, которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
- Не равен, что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
- Начинается с, который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
- Не начинается с, включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса
Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:
Фильтрация чисел с поисковым термином
Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно, вы можете выбрать:
- Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
- Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
- Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон
Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:
Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.
Сортировка данных может привести к более эффективной работе с отчетом или формой. Например, Каталог продуктов, в котором перечислены продукты в алфавитном порядке или на основе цены за единицу, намного проще использовать, чем в списке элементов в произвольном порядке.
В этой статье объясняется, как сортировать записи при просмотре и разработке таблицы, запроса, формы или отчета.
В этой статье
Введение
Вы можете отсортировать записи в таблице, запросе, форме или отчете в одном или нескольких полях. С минимальными трудозатратами по проектированию вы и пользователи формы или отчета могут выбрать способ сортировки записей.
Например, при создании отчета по каталогу продуктов можно указать список продуктов в алфавитном порядке. Порядок, который вы выбираете при проектировании объекта, становится порядком сортировки объекта по умолчанию. Но при просмотре запроса или отчета каждый пользователь может сортировать записи по мере необходимости, например по цене или по поставщику.
Примечание: Представление можно сортировать по любому полю, которое отображается в представлении, за исключением полей, содержащих вложения или объекты OLE.
Чтобы настроить результаты, можно выполнить сортировку записей по нескольким полям. При сортировке по нескольким полям важно определить, что называется самым внешним и внутренним полями сортировки. Чтобы получить нужные результаты, необходимо указать соответствующие поля в качестве внутренних и внешних полей сортировки. В качестве примера предположим, что вы хотите отсортировать таблицу контактов в полях FirstName и LastName. Если вы хотите, чтобы первые имена были отсортированы от А до Я (или от Я до А) внутри каждого фамилии, то имя является самым внутренним полем. С другой стороной, если вы хотите, чтобы последние имена были отсортированы внутри каждого имени, фамилия - это самое внутреннее поле. Другими словами, записи сортируются первыми (самые дальние) в поле "Фамилия", а затем в поле "имя" нажмите Next (внутренняя).
1. фамилия - это самое внешнее поле, а FirstName - самое внутреннее поле.
2. имя - это самое внешнее поле, а LastName - самое внутреннее поле.
Обратите внимание на то, что при применении порядка сортировки числа, текст и специальные символы сортируются в соответствии с выбранным языком и региональными параметрами компьютера. Если языковые и региональные параметры, указанные в диалоговом окне " Параметры Access ", не соответствуют ожиданиям, возможно, итоговые заказы на сортировку не соответствуют ожидаемым.
Проверка или изменение языка или региона, используемого по умолчанию
Чтобы проверить параметры языка в Access, нажмите файл _гт_ Параметры . На вкладке Общие в разделе Создание баз данных проверьте или измените значение в поле со списком порядок сортировки базы данных . Установите параметр Общие , если вы хотите использовать один из этих языков: африкаанс, албанский, арабский, баскский (Баскский), болгарскИй, британский, итальянский, английский, Фаероесе, индонезийский, немецкий (стандартный), Греческий, иврит, хинди, отличный от друга. Португальский, Русский, Сербский, суахили и урду. Обратите внимание, что этот параметр влияет только на новые базы данных. Чтобы применить этот параметр к существующей базе данных, сначала необходимо Сжать базу данных.
Чтобы сжать базу данных:
Выберите Инструменты для работы с базами данных _гт_ Сжатие и восстановление базы данных .
Сведения о том, как ознакомиться с региональными параметрами вашего компьютера, см. в разделе Изменение региональных параметров Windows для изменения внешнего вида некоторых типов данных .
Сортировка записей в представлении
Примечание: В Access сортировка отчета немного отличается от сортировки таблицы, запроса или формы.
Сортировка отчета
Если отчет не содержит группировки и сортировки, нажмите кнопку Добавить группу в области Группировка, сортировка и итоги , а затем выберите самое внешнее поле сортировки. Щелкните стрелку рядом с кнопкой раскрывающегося списка и выберите способ упорядочения значений. Нажмите кнопку Дополнительно , а затем щелкните стрелку справа от раздела верхний колонтитул и выберите пункт без раздела заголовка . Повторите эти действия для каждого поля сортировки, в нижней части которого находится поле для сортировки.
Если отчет уже сгруппирован или отсортирован, проверьте существующие уровни и внимательно внесите изменения. Чтобы изменить поле, используйте первую стрелку раскрывающегося списка. Чтобы изменить порядок, щелкните стрелку раскрывающегося списка. Чтобы изменить уровень группировки на только уровень сортировки, замените раздел заголовка на без раздела заголовка .
Откройте отчет в режиме макета или конструктора.
Если область не открыта, в группе Группировка _амп_ итогов (на вкладке Формат в режиме макета или на вкладке конструктор в режиме конструктора) нажмите кнопку Группировать _амп_ сортировка .
Выполните одно из указанных ниже действий.
Совет: Чтобы отсортировать отчет по одному полю, откройте отчет в режиме макета, щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите нужную команду Сортировка. Например, если выбрать поле возраст, выберите вариант Сортировка от минимального к максимальному или Сортировка от максимального к минимальному . Но если отчет сгруппирован или вы хотите отсортировать данные по нескольким полям, необходимо использовать область Группировка, сортировка и итоги .
Сортировка таблицы, запроса или формы
Помните, что вы не можете удалить порядок сортировки только из одного поля. Чтобы отменить сортировку по всем полям сортировки, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку Очистить все сортировки , а затем примените нужные порядок сортировки.
Дополнительные сценарии сортировки
При использовании команд сортировки тип данных поля и полные значения каждого поля используются для определения порядка записей. Но что делать, если вы хотите, чтобы текстовые значения (например, понедельник, вторник и т. д.) были отсортированы в настраиваемом порядке, а не в алфавитном порядке? Или вы хотите отсортировать текстовое поле, содержащее IP-адреса? Если команды сортировки не соответствуют требованиям сортировки, см. следующие статьи:
Удаление порядка сортировки
Чтобы удалить порядок сортировки из таблицы, запроса или формы, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтра нажмите кнопку Очистить все .
Порядок сортировки будет удален из всех полей представления.
Чтобы удалить порядок сортировки в отчете, откройте область Группировка , сортировка и итоги , выбрав команду Сортировка в группе Группировка _амп_ группировки (на вкладке Формат в режиме макета на вкладке конструктор в режиме конструктора). Затем выберите уровень сортировки, который вы хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить . Запись, соответствующая полю сортировки, будет начинаться с слов Sort by . Не удаляйте записи, которые начинаются с Group By , так как это приведет к изменению макета отчета.
Сохранение порядка сортировки с помощью объекта
Последний примененный порядок сортировки автоматически сохраняется вместе с таблицей, запросом, формой или отчетом. Если вы хотите, чтобы она автоматически применялась в следующий раз, когда вы откроете объект, убедитесь, что для свойства ордербйонлоад объекта задано значение Да .
Поскольку последний примененный порядок сортировки меняется со времени на время, может потребоваться задать постоянный порядок сортировки (или значение по умолчанию). Вы можете указать порядок сортировки по умолчанию для запроса или отчета. Важно отметить, что несмотря на то, что порядок сортировки по умолчанию не перезаписывается текущим или последним сохраненным порядком сортировки, он применяется только в том случае, если в представлении удаляется текущий или последний порядок сортировки.
Чтобы просмотреть записи, отсортированные в порядке сортировки по умолчанию, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтра нажмите кнопку Очистить все . Это приведет к удалению текущего или последнего фильтра из представления и позволяет просматривать записи в порядке, заданном по умолчанию.